Bliža se čas, ko morajo organizacije praviloma izvesti inventuro oziroma letni popis sredstev in obveznosti do virov sredstev, ki je ponavadi proti koncu leta. A četudi se zdi zgolj formalnost, inventura nikakor ne pomeni zgolj izvajanje zakonske zahteve, temveč ima pomemben vpliv na poslovanje. Zaradi številnih prednosti, ki jih prinaša digitalizacija procesa, inventure vse pogosteje potekajo tudi elektronsko. Ne glede na obliko pa bodo zaradi zahtevnejših razmer poslovanja, ki jih narekuje pandemija bolezni novega koronavirusa, v letošnjem letu zahtevale še posebno pozornost.
O (e-)inventurah smo se pogovarjali z doc. dr. Lidijo Robnik, svetovalko s področja financ, računovodstva in davkov, ki bo 19. novembra letos vodila tudi spletni seminar Inventura: podatki, izvedba, izredni dogodki, oslabitve, vplivi na davčno osnovo, it-uporaba.
Verjetno se ne strinjate, da je inventura zgolj formalnost …
»Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1) v 54. členu določa, da morajo gospodarske družbe, samostojni podjetniki, društva, zavodi in druge organizacije enkrat letno uskladiti stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev, če ni za posamezno vrsto sredstev določen daljši rok. To pomeni, da se stanja v poslovnih knjigah uskladijo z dejanskim stanjem,
Pomen popisa je ugotovitev popisnih razlik in vzrokov zanje, z njim pa vplivamo na pravilne bilančne podatke. Popisno poročilo ima posledično vpliv na izdelavo računovodskih poročil, višino poslovnega izida in davčnega obračuna.
Pravilno opravljen popis je zahtevno dejanje in tega se morajo zavedati vsi zaposleni in člani popisnih komisij. Potrebna je skrbnost, vestnost, ažurnost in pravilnost izvedbe popisa. Popis delamo zaradi tega, da vidimo dejansko stanje premoženja in ne zaradi tega, ker ga moramo narediti, da izpolnimo zahteve, ki so nekje predpisane. Organizacija lahko določi, da se določena sredstva popišejo tudi med poslovnim letom.«
Kdo skrbi za to, da je inventura (pravilno) izvedena?
»Redni letni popis se mora izvršiti enkrat letno, med letom pa se lahko pojavljajo tudi izredni popisi. Naloga vodje računovodske službe (ali pooblaščene osebe) je, da pravilno organizira redni letni popis, imenuje člane in vrste popisnih komisij, izda podpisane sklepe (s strani direktorja, podjetnika) članom popisnih komisij, pripravi navodila o poteku in izvedbi letnega popisa, seznani člane popisnih komisij o času začetka in dokončanja letnega popisa, pripravi navodila o potrebni vsebini popisnih poročil ter poskrbi, da je popisno poročilo potrjeno (nadzorni svet, direktor, podjetnik, upravni odbor ipd.).
Zlasti pomemben je načrt popisa, ki mora biti časovno in vsebinsko opredeljen ter mora zajeti vse oblike premoženja in obveznosti virov sredstev. Pri družbah, zavezancih za revizijo računovodskih izkazov, se ta načrt pošlje revizorju, ki je navzoč pri posameznih popisih.
Priprava na popis obsega predhodno delo strokovnih delavcev, ki morajo predmet popisa čim bolje pripraviti in zagotoviti ustrezno podporo popisovalcem (denimo vnaprej pripravljene obrazce, elektronska orodja za snemanje stanja).
Popis opravijo posamezne popisne komisije v skladu z ZGD-1 in Pravili skrbnega računovodenja 7, ki so del SRS 2016, ter internimi pravilniki oz. sklepi podjetnika. Popisne komisije so oblikovane po področjih in so praviloma tričlanske. Vodi jih centralna popisna komisija. Pomembno je, da popisovalci ne razpolagajo s knjigovodskimi podatki. Po fizičnem popisu se ugotovi dejansko stanje, to primerja s knjigovodskimi podatki, te pa nato uskladi z dejanskim stanjem, tako količinsko kot vrednostno.
Odgovorna oseba za pravilnost in zakonitost poslovanja je seveda direktor, katerega odgovornost je, da zahteva, da je izveden popis resničen in pošten prikaz premoženja in obveznosti do virov sredstev. Direktorja mora zanimati celovitost izvedbe popisa, kakovost izvedbe, razlogi za pomembnejše popisne razlike in predlogi popisnih komisij, kje in kako izboljšati kakovost ravnanja s sredstvi in viri v naslednjih obdobjih poslovanja.«
Zakaj inventure običajno potekajo konec leta?
»Pri načrtovanju popisa je potrebno paziti, da se izvaja takrat, ko je obseg popisanih stvari čim manjši (zaloga čim manjša), ko je obremenjenost, aktivnost področja, ki se popisuje, čim manjša (v trgovinah ob dela prostih dnevih). Cilj je, da je izvedba čim cenejša in da ne moti rednih delovnih procesov.«
Kakšne so posebnosti letošnje ‘koronske’ inventure?
»V letu 2020 bomo morali biti zaradi zahtevnejših razmer poslovanja posebej pozorni na oslabitve (sredstev in obveznosti), kot so spremembe vrednosti sredstev (dolgoročnih sredstev, terjatev, zalog, obveznosti). Zato bomo morali biti še posebej pozorni na pripravo podatkov ter rezultate inventurnega popisa sredstev in obveznosti, ki bodo imeli pozitiven vpliv na poslovna in letna poročila poslovanja za leto 2020.
Pomembno bo tudi v primeru predlogov odpisov terjatev, zalog, obveznosti in pripravljenih ustreznih vzrokov ukrepov glede odpisa in opredelitve njihovih vzrokov. Vse odpise morajo potrditi in opredeliti člani inventurnih komisij in člani poslovodstva oziroma nadzornih organov.«
Če prav razumem, tudi nekatere novosti Pravila skrbnega računovodenja ter novi SRS vplivajo na letošnjo izvedbo popisa – kako?
»Pravila skrbnega računovodenja (PSR 7 – Računovodsko nadziranje) določajo, da se promet v glavni knjigi in dnevniku ter stanje v glavni knjigi in pomožnih poslovnih knjigah uskladita pred sestavo letnih računovodskih izkazov in popisom. Na ta način organizacija uskladi podatke, da ustrezajo dejanskemu stanju. Z inventuro namreč vplivamo na pravilne bilančne podatke, na višino poslovnega izida in davčne osnove.«
Tudi inventura se vse pogosteje opravlja elektronsko. Kako poteka e-inventura v primerjavi s klasično inventuro, je primerna za vse vrste podjetij?
»V današnjem digitalnem svetu se popisi vse pogosteje opravljajo elektronsko, to so tako imenovani e-popisi. Na voljo so črtne kode, čitalci, mobilniki, ki v zelo kratkem časovnem obdobju odčitajo na tisoče vrst zalog. Takšen način popisov je pomemben predvsem za večje sisteme, ki imajo veliko zalog (proizvodnja, trgovina) in opredmetenih osnovnih sredstev. Za branje črtne kode s terminalom, mobilnikom ipd. se v primerjavi z zamudnim ročnim popisovanjem črnih kod porabi le sekundo. Član popisne komisije v enem dnevu popiše veliko več izdelkov kot pri ročni inventuri. Popisani podatki se po popisu uvozijo v informacijski sistem (knjigovodski program), kjer se obdelajo in se dejanska stanja uskladijo s knjiženimi.
E-inventura skrajša čas in prihrani denar, omogoča sledljivost, boljšo organizacijo poslovanja in pravilno bazo računovodskih podatkov. Omogoča lažje ugotavljanje primanjkljajev sredstev in predlogov za odpis, sprememb nahajališč in stroškovnih mest.«
Katere pa so ključne posebnosti e-inventure?
»Tudi Finančna uprava RS vse pogosteje podatke zahteva v elektronski obliki, a pri tem se pojavlja vprašanje, v kakšni obliki jih pošljete? Pri e-inventuri namreč lahko uporabljate različne naprave in aplikacije. Te morajo biti povezane z različnimi računovodskimi listinami, podatki pa morajo biti kompatibilni z glavno knjigo, materialnim in skladiščnim knjigovodstvom, z analizami.«
