Prednosti dobrega upravljanja s časom, zasebno in na delovnem mestu, so številne, tako za posameznike kot za organizacije, a kot pravi coachinja in svetovalka dr. Marijeta Kobetič »posamezniki pogosto ne razmišljajo o tem, kako razporejajo svoj čas in kje izgubljajo na produktivnosti. Če bi podjetja vložila v to, da se zaposleni izobražujejo, ali pa bi sama izboljšala upravljanje časa svojih zaposlenih, bi dolgoročno pridobila na produktivnosti zaposlenih in hkrati drastično zmanjšala stroške ter izgubljeni dobiček zaradi pomanjkanja produktivnosti.«
Kobetičeva je 29. januarja vodila spletno delavnico Postanite gospodar svojega časa na delovnem mestu!, ki jo je organizirala Akademija Finance. Pred delavnico smo se z njo pogovarjali o najrazličnejših vidikih upravljanja s časom, med njimi o vplivu delovnega sloga in tipa dela, najpogostejših napakah pri razporejanju časa, tehnikah upravljanja s časom in realnosti 4-dnevnega delovnega tedna.
Kako prepoznamo, da slabo upravljamo s časom na delovnem mestu? Da za to ni “krivo” preveč obveznosti ali morebiti premajhen tim?
»Teh znakov je veliko, zato bi izpostavila nekaj ključnih. Prvi pokazatelj slabega upravljanja s časom so nedokončane naloge, ki bi jih v načrtovanem časovnem okviru sicer uspešno zaključili, a tega ne uspemo. To pomeni, da v običajnem osemurnem delavniku ne uspemo opraviti nalog, ki smo jih morda prej zlahka zaključili ali pa bi jih kdo drug lahko opravil v določenem časovnem okviru. To lahko kaže tudi na slabo presojo, koliko dela je mogoče opraviti v dogovorjenem času. Nekatere naloge zahtevajo več časa, truda in osredotočenosti. Različni razlogi lahko vplivajo na našo sposobnost pravilne ocene, koliko smo zmožni opraviti v določenem času.
Pogost pojav je zamujanje rokov ali zamujanje na sestanke. Če se dogovorimo za določene naloge v določenem času, vendar se tega zaradi preobremenjenosti, motenj s strani drugih ali nujnih zadev ne držimo, trpi naša kredibilnost. Povzroči lahko razočaranje in zmanjša zaupanje drugih v nas. Zamujanje rokov pa lahko pomeni, da ne dosegamo zastavljenih ciljev, kar pa je povezano z motivacijo. Motivacija pa je povezana z nagradami. Ko dosežemo nek cilj, naredimo neko nalogo, se nagradimo, bodisi s pavzo, pohvalo ali z samo mislijo, da smo nekaj dokončali ali opravili. Če teh ciljev ne dosežemo, ponavadi tudi ni nagrade in ker ni nagrade, lahko sčasoma izgubimo motivacijo za delo ali pa se ta zmanjša.
Eden od znakov je tudi opravljanje nalog za druge na račun lastnih. To se pogosto dogaja ljudem, ki težko rečejo ne ali imajo želijo drugim pomagati. Iz želje po priljubljenosti in sprejetosti lahko zanemarijo svoje potrebe.
Pogost znak, da slabo upravljamo s časom so tudi napake. Smo ljudje in napake so del življenja. Vendar pa se pri slabem upravljanju s časom pojavljajo pogosteje in vplivajo na kakovost dela, kar dolgoročno vpliva na ugled in kredibilnost posameznika.
Tudi odlašanje je lahko znak. Ker ne uspemo opraviti vsega, kar smo si zastavili, in ne dosegamo ciljev, se lahko začnemo nalogam izogibati. Na primer, sodelavec nas prosi za pripravo nekaterih podatkov, a ker vemo, da nalogo v dogovorjenem času ne bomo opravili, ker smo obremenjeni z drugimi zadevami, odlašamo z izvedbo. To lahko dolgoročno privede do slabih odnosov z drugimi in poslabšanja ugleda.
Izgorelost je še en znak, ki ga povezujemo s slabim upravljanjem s časom. Ko ne uspemo doseči zastavljenih ciljev, meril in rezultatov, se lahko znajdemo v primežu neopravljenega dela. Ob obilici drugega dela, pomanjkanju nadzora, odsotnosti nagrad in priznavanja, slabih odnosih, nepravičnosti in neskladnosti vrednot pa se lahko razvije izgorelost.
Obstaja še več drugih znakov, na primer, da delo nesemo domov, smo nenehno pod stresom, hitimo, večopravilnost (ang. multitasking), premalo delegiramo. Kako se slabo upravljanje s časom kaže, je odvisno od posameznika in njegovega delovnega stila.«
Zakaj je pomembno, da znamo dobro upravljati s časom? Obstajajo kakšne ocene, koliko časa ljudje zato izgubimo? Strošek pa ni le v času …
»Raziskav o produktivnosti zaposlenih in upravljanju s časom je veliko; in ugotovitve so različne. Nekatere dramatično trdijo, da ljudje delajo produktivno le 2 uri in pol na dan. Druge kažejo, da tretjina delavcev 2 uri na dan nameni dejavnostim, ki niso povezane z delom. Skoraj 20 % pa porabi 2 do 3 ure na dan za opravila, kot so pogovori s sodelavci, neproduktivni sestanki, težave s koncentracijo zaradi motenj v pisarni itd.
Lahko poskusimo sami oceniti, kakšen strošek predstavlja slabo upravljanje časa za delodajalca. Vzamemo povprečno mesečno plačo v Sloveniji, ki je bila leta 2023 približno 2.200 EUR. Letno povprečje bi znašalo 26.400 EUR. Pri predpostavki 40-urnega delovnika na teden in 50 tednov v letu, posameznik opravi 2.000 ur letno. Če to delimo s povprečno letno plačo, ugotovimo, da je povprečna urna postavka približno 13 EUR. Če to pomnožimo s številom ur, ki jih delavci v povprečju porabijo za dejavnosti, ki niso povezane z delom vzemimo 3 ure na dan), to znaša 15 ur na teden in 750 ur na leto. Če to število pomnožimo s povprečno urno postavko, dobimo, da lahko delodajalec, zaradi slabega upravljanja s časom, na enega delavca, izgubi do 9.750 EUR letno.
Če bi delodajalci ta denar vložili v izobraževanja, usposabljanje in coaching zaposlenih, bi se verjetno povečala produktivnost. Očitno je, da posamezniki pogosto ne razmišljajo o tem, kako razporejajo svoj čas in kje izgubljajo na produktivnosti. Če bi podjetja vložila v to, da se zaposleni izobražujejo, ali pa bi sama izboljšala upravljanje časa svojih zaposlenih, bi dolgoročno pridobila na produktivnosti zaposlenih in hkrati drastično zmanjšala stroške ter izgubljeni dobiček zaradi pomanjkanja produktivnosti.«
Na delavnici boste kot pomemben dejavnik obravnavali sam delovni slog. Lahko poveste kaj več o tem?
»Delovne stile sem povzela po konceptu “drajverji” iz psihoterapevtskega pristopa transakcijske analize. Transakcijska analiza (TA) je psihoterapevtski pristop, ki vključuje teorijo osebnosti in teorijo komunikacije. Utemeljil jo je Eric Berne konec 50. let prejšnjega stoletja. Temelji na filozofiji, da so ljudje v redu, vsak posameznik pa je sposoben misliti ter se odločati o svoji usodi in te odločitve so spremenljive. V okviru TA so uporabljeni različni pojmi, med njimi tudi “drajverji”.
“Drajverji”so podzavestni poskusi, da se vedemo na način, ki nas bo privedel do prepoznavanja s strani drugih. Če nad tem vedenjem nimamo nadzora, jim pravimo “drajverji” (ker nas poganjajo sami), če pa imamo nadzor, pa jim lahko rečemo delovni stili.
Poznamo 5 delovnih stilov: “pohiti”, “bodi popoln”, “zadovolji druge”, “močno se trudi” in “bodi močan”. Vsak od teh delovnih stilov ima svoje značilnosti, ki jih je mogoče približno razbrati že iz imena. Pomembno je omeniti, da tukaj ne gre za analizo osebnosti, temveč za analizo vedenja. Vedenje pa je nekaj, kar lahko spreminjamo in ni dokončno.
Ljudje z delovnim stilom “pohiti” želijo hitro opraviti stvari v kratkem času. Uživajo, če so vpleteni v veliko dejavnosti, vendar čakanje do zadnjega trenutka pogosto vodi v večje število napak, saj jim zmanjka časa za revizijo. Govorijo hitro in prekinjajo druge. Stres jim povzroča nedelovanje. Svojo vrednost dokazujejo s količino dela, ki ga opravijo v omejenem času.
“Bodi popoln” želijo narediti vse popolno. So pozorni na podrobnosti, preverjajo dejstva in so dobro organizirani. Njihova pozornost do detajlov včasih povzroča zamujanje rokov. Stres jim povzroča izguba kontrole, nizki standardi dela in nedoseganje rezultatov.
“Zadovolji druge” so dobri člani ekipe, empatični in radi pomagajo drugim. Strah jih je, da bi druge razburili ali razočarali, zato sprejemajo delo drugih na račun lastnega, kar jih lahko pripelje do prevelikega dela in izgorelosti. Stres jim povzroča ignoriranje ali kritiziranje.
“Bodi močan” ostanejo mirni pod pritiskom in so koristni v kriznih situacijah. Čustveno se izklopijo, kar jim omogoča uspešno soočanje s težavnimi situacijami. So zanesljivi delavci, vendar ne radi priznavajo ranljivosti, kar lahko vodi v pomanjkanje empatije in razumevanja. Stres jih povzroča strah pred zavrnitvijo in razkrivanje ranljivosti.
“Močno se trudi” vložijo veliko energije v nove naloge. So začetniki in iniciatorji, kar je cenjeno, vendar so bolj osredotočeni na trud kot na končni cilj. Zato stvari ne dokončajo. Stvari, ki se jim zdijo dolgočasne, lahko prenesejo na sodelavce, kar lahko vodi do nezadovoljstva. Stres jih povzroča, če jih označijo za nezanesljive.«
Kako pomemben dejavnik pa je pri tem sam tip dela?
»Menim, da je to pomemben dejavnik, ki ga je potrebno upoštevati, ko iščemo rešitve za nastale težave okrog upravljanja s časom. Narava dela lahko sega od nalog, ki zahtevajo izreden fokus in tišino, do del, ki vključujejo tesno sodelovanje z drugimi, kjer nismo vedno izključno odgovorni za končni rezultat, in do nalog, ki vključujejo raziskovanje ter neprestano pridobivanje novih znanj. Glede na to je pomembno, da pristop k reševanju težav v upravljanju s časom prilagajamo individualno.
Pri iskanju rešitev za težave pri upravljanju s časom je koristno najprej natančno ugotoviti, zakaj se težave pojavljajo. Pri tem je pomembno upoštevati tudi druge okoliščine, ki vplivajo na naš način dela. Analiza delovnih stilov se mi zdi primerna, saj nam omogoča, da razumemo, kako posamezen delovni stil deluje. Po tem lahko globlje raziskujemo, kako se je ta delovni stil oblikoval. Na podlagi pridobljenih spoznanj pa lahko posamezniku ponudimo ustrezno pomoč v obliki prilagojenih nasvetov, ki odražajo specifičnosti njegovega delovnega stila.«
Kaj ljudje na delovnem mestu najpogosteje delamo narobe, kako najpogosteje “izgubljamo” čas?
»Z opravljanjem nalog, ki nam ne prinesejo znatne vrednosti in rezultatov, se lahko znajdemo v pasti. Če gremo še korak dlje, pogosto to izvira iz neustrezne organizacije časa, nepravilnega prioritiziranja nalog in pomanjkljivega delegiranja.
Če bi morala to generalno povzeti, bi rekla, da pogosto delujemo na “avtopilotu”. Ko pridemo v službo, začnemo opravljati naloge, ne da bi resnično razmišljali o tem, kaj počnemo, kako to počnemo in kako smo pri tem učinkoviti. Vzeti si nekaj časa v tednu za sestavljanje seznama nalog, njihovo prioritiziranje, opustitev nalog, ki nimajo velike vrednosti za naše delo, ter delegiranje nalog, ki jih lahko drugi opravijo, je korak, ki bi lahko zmanjšal izgubo časa. S tem pristopom bi lahko bolje usmerjali svoje napore in bili bolj učinkoviti v opravljanju nalog.«
Lahko z nami delite nekaj ključnih nasvetov, s pomočjo katerih lahko izboljšamo naš delavnik? Morda glede na vašo oceno, kaj ljudje najpogosteje delamo narobe. Ne glede na delovni slog …
»Postavite si jasne cilje ali cilj, ki ga želite doseči. To lahko vključuje zmanjšanje količine dela, omejitev dela na delovnem mestu in preprečitev prenašanja dela domov, določanje prioritet in boljše razporejanje časa. Pri tem poskrbite, da bodo cilji specifični (natančno opredeljeni), merljivi (da lahko izmerite, ali ste cilj dosegli), dosegljivi (realni) in opremljeni s časovno komponento (do kdaj boste cilj uresničili).
Sestavite seznam nalog in jih razporedite po prioritetah. Opustite naloge, ki ne prinašajo velike vrednosti vašemu delu, delegirajte tiste, ki jih lahko opravi nekdo drug (tudi zunanji izvajalci), in preostale načrtujte. Določite čas v tednu za načrtovanje nalog, idealno na koncu ali začetku tedna za prihajajoči teden.
Poskrbite za številne odmore, saj ohranjajo vašo pozornost in vam omogočajo, da delate dlje bolj učinkovito. Z odmori poskrbimo za redno menjavanje položaja telesa, kar je koristno za telo. Več odmorov lahko zmanjša utrujenost, poveča motivacijo in vodi k boljšim odločitvam.
Optimizirajte sestanke in razmislite, ali bi lahko bil lahko določen sestanek tudi elektronsko sporočilo. Če je sestanek nujen, pošljite vprašanja vnaprej in obvestite sodelavce, da se nanj pripravijo. Omejite čas sestanka, imejte moderatorja, ki ni odločevalec, ki vas bo vedno znova vračal nazaj na temo in bistvo sestanka.
Opustite večopravilnost in se osredotočite na eno nalogo naenkrat, kar bo izboljšalo fokus in produktivnost. Poskusite različne tehnike, kot so Pomodoro tehnika, Eisenhowerjeva matrica, “timeblocking” itd.
Stremite vedno k napredku in razvoju ter si prizadevati za izboljšave. Sodelujte v delavnicah, spremenite konkretne stvari, saj ne morete pričakovati drugačnih rezultatov, če ne spremenite ničesar. Kot je zapisal Tolkien: “Odločiti se moramo le, kaj bomo storili s časom, ki nam je dan.”«
Kako pomembno je znati reči NE – in kako tega ne ‘zlorabljati’?
»Zelo pomembno se je naučiti reči ne. Fleksibilnost pa je ključnega pomena. Pogosto se odločimo za določeno pot, na primer, da bomo vedno pripravljeni pomagati sodelavcem, vendar to počnemo brez razmisleka o tem, kdaj je to smiselno in kdaj ne. Ker ne postavimo meja in rečemo ne, se lahko zgodi, da drugi začnejo izkoriščati našo pripravljenost za pomoč. Pogosto je lažje vprašati sodelavca za pomoč kot pa si vzeti čas za pregled zapiskov in poskusiti narediti nekaj samostojno. Zato je pomembna fleksibilnost, da razmislimo, kdaj je pravi trenutek za pomoč in kdaj bi oseba lahko dela samostojno, tudi če to pomeni, da se sama uči skozi izkušnje.
Če delamo vse za druge, mi mislimo, da jim naredimo uslugo, v resnici pa jim lahko sporočamo, da niso sposobni. Če prevzamemo vse naloge namesto njih, se ne razvijajo, ne rastejo in ne pridobivajo novih kompetenc. To lahko privede do pomanjkanja motivacije, saj jim lahko manjka zunanji izziv, ki bi jih spodbujal iz njihove “cone udobja”.
S tem, ko postavimo mejo pa se tudi zaščitimo pred različnimi “zlorabami”.«
Učili boste tudi tehnike upravljanja časa. Nam lahko na kratko predstavite eno izmed njih, morda najuspešnejšo tehniko, tehniko, ki odgovarja najbolj razširjenemu delovnemu slogu?
»Težko bi ocenila, katera tehnika je najučinkovitejša. Po nekaterih raziskavah je ena najpogosteje uporabljenih tehnik t. i. “timeblocking”. Pri tej tehniki dan razdelimo na bloke časa, pri čemer določimo, koliko časa bomo namenili določeni aktivnosti, odvisno od potreb in zahtev naloge. Bloke lahko zabeležimo v koledar, tudi tako, da lahko drugi vidijo, da smo zasedeni in da nas ne motijo. Nekateri celo označujejo, da so na sestanku, čeprav v resnici niso, zato da jih drugi ne bi motili. Tudi pri tej tehniki je pomembno načrtovanje in prioritiziranje nalog: sestavimo seznam opravil in določimo, v katerem delu dneva bomo vsako nalogo opravili. Na primer, odgovarjanje na e-pošto, ki ne zahteva veliko koncentracije, je mogoče vključiti v del dneva, ko nismo tako osredotočeni in nas manj motijo. Nasprotno pa bi načrtovali izvedbo naloge priprave četrtletnega poročila prodaje v jutranjih urah, ko je pisarna še tiha in smo najbolj spočiti ter produktivni. Prav tako je koristno načrtovati določene naloge glede na dneve v tednu; na primer, če vemo, da so srede običajno polne sestankov, na ta dan ne načrtujemo nalog, ki zahtevajo več časa in koncentracije.
Druge priljubljene tehnike so Pomodoro tehniko, Eisenhowerjevo matriko in “Pojej živo žabo”, o katerih bomo več govorili na delavnici.«
4-dnevni delovni teden se je v Islandskem eksperimentu izkazal za zelo uspešnega. Kaj pa v Sloveniji – so to sanje ali mogoča realnost?
»Raziskava, izvedena v slovenskem podjetju Plastika Skaza leta 2020, je trajala 6 mesecev in pokazala pozitivne učinke uvedbe 6-urnega delovnika na 12 sodelujočih zaposlenih. Rezultati so pokazali, da so zaposleni imeli več časa za družino, kar je prispevalo k večjemu zadovoljstvu z življenjem. Poleg tega se je izboljšala tudi delovna zavzetost in uspešnost (Boštjančič, Zupančič, 2020/2021).
Poslušala sem različne strokovnjake in vodje podjetij v tujin, ki so poročali o pozitivnih učinkih na produktivnost po uvedbi 6-urnega delovnika. Ključno je bilo imeti jasne dogovore in “pravila igre”, ki so jih vsi upoštevali. Zanimivo je, da so se ljudje še bolj potrudili, da so v 6 urah opravili vse potrebno, ohranjali produktivnost in dosegali enake rezultate kot v 8 urah.
Če to primerjamo s spoznanjem, da ljudje v povprečju izgubijo 2-3 ure na dan pri neproduktivnih dejavnostih, kot so klepeti s sodelavci ali brskanje po socialnih omrežjih, se zdi 6-urni delovnik smiselna rešitev. Zaposleni bi tako lahko opravili enako količino dela in nalog v 6 urah, pri čemer bi se izognili izgubi časa pri neproduktivnih dejavnostih.
Vsekakor bi bilo potrebno to še preizkusiti, premisliti in dobro načrtovati, a menim, da v pravih okoliščinah in da v določenih podjetjih (verjetno ne za vse), bi bilo vredno in da bi bili rezultati dobri.«
