Dobrega sestankovanja se je potrebno naučiti, je prepričana Nina Pozderec, psihologinja in facilitatorka v svetovalnem podjetju Switch to Eleven, ki pomaga timom in podjetjem uvajati nove metode dela. Zaradi neučinkovitih sestankov namreč ne izgubljamo le čas, ampak tudi denar. Število sestankov in njihovih udeležencev pa se je v času epidemije covid-19 le še povečalo. V pogovoru za Akademijo Finance Pozderčeva razkriva smernice za učinkovito vodenje sestankov in ob tem poudarja pomen praktičnega učenja, ozira pa se tudi v (VR) prihodnost sestankovanja.
Zakaj se moramo učiti sestankovati?
»Glede na številne raziskave sestankujemo vedno več, hkrati pa kar eno tretjino vseh sestankov dojemamo kot neučinkovitih. To pomeni, da podjetja preko neučinkovitih sestankov ne izgubljajo samo časa, ampak dejansko izgubljajo denar. Ocene izgube so različne, po nekaterih ocenah pa naj bi se zaradi neučinkovitih sestankov samo v ZDA na leto “izgubilo” kar 37 milijard dolarjev. Poleg tega pa čas postaja prava valuta, vsi si želimo v krajšem času priti do boljših, bolj učinkovitih rešitev. In precej rezerv se skriva ravno v naših sestankih in načinu, kako jih izvajamo.«
Po nekaterih ocenah naj bi se zaradi neučinkovitih sestankov samo v ZDA na leto “izgubilo” kar 37 milijard dolarjev
Kakšen sestanek je slab sestanek? Kako vemo, da ni učinkovit?
»Sestanki, ki so neučinkoviti, se običajno zaključijo brez rezultatov in odločitev, te preložijo na naslednji sestanek. Ti sestanki torej ne dosežejo namena, zaradi katerega so bili sklicani. “Slabi” oz. manj učinkoviti sestanki imajo nekaj lastnosti, ki pa jih lahko z načrtovanjem in uporabo enostavnih tehnik preprečimo ali pa vsaj upravljamo. Sestanek, ki nima vnaprej postavljene agende, ki ga nihče ne vodi, ampak se dogaja po inerciji, in kjer vsak govori, kolikor časa pač hoče, je težko učinkovit. Pogosto se namreč dogaja, da je na sestanku aktivnih le nekaj izmed udeležencev, ostali so le pasivni opazovalci, ki spremljajo dogajanje. Zato pogosto “zmaga” ideja najglasnejšega v sobi, ali pa najbolje plačane osebe, ne pa najboljša ideja, saj ni bilo zagotovljenih pravih pogojev.«
Sestanki, ki so neučinkoviti, se običajno zaključijo brez rezultatov in odločitev, te preložijo na naslednji sestanek.
Je k neučinkovitosti sestankov prispevalo vsesplošno delo na daljavo s poplavo virtualnih sestankovanj? Ali je težavo zgolj naredilo očitnejšo?
»Čas, ki ga namenjamo za sestanke (virtualne in v živo) se iz leta v leto povečuje. Glede na raziskave se je v času epidemije covid-19 povprečno število sestankov povečalo za 12,9 % ravno zaradi virtualnih sestankov, prisotnih pa je tudi več udeležencev (13,5 %). Sicer je bil povprečni čas sestanka nekoliko krajši kot pred epidemijo. Poplava sestankov je pogosto bolj simptom v organizaciji, medtem ko vzroki ležijo drugje – v strukturi podjetja, načinu sprejemanja odločitev, organizacijski kulturi, ravni avtonomije ter odgovornosti …«
Glede na raziskave se je v času epidemije covid-19 povprečno število sestankov povečalo za 12,9 % ravno zaradi virtualnih sestankov, prisotnih pa je tudi več udeležencev (13,5 %).
Katere pa so ključne sestavine dobrega sestanka?
»Vedno je potrebno začeti pri namenu sestanka in pri tem, ali sestanek res potrebujemo. Če se le da, naj bodo sestanki kratki, polurni do 45-minutni (uporabljamo časomer), na sestankih pa so prisotni res le tisti ljudje, ki imajo vpliv na odločanje. Agenda je vedno poslana vnaprej, če se je potrebno pripraviti, to jasno sporočimo. Pomembno je, da se zavedamo namena sestanka in mu sledimo skozi celoten sestanek. Vedno poskrbimo, da se sestanek začne s t.i. Check-In vprašanjem, ki vzame največ 5 minut. Predvsem pa je pomembno, da je sestanek voden in da tisti, ki ga vodi, zagotovi, da imajo vsi prisotni enako možnost sodelovati. Pogosto zato uporabljamo tehnike Liberating Structures, ki pomagajo, da se sestanki odvijajo bolj strukturirano. Dober sestanek je tisti, na katerem dosežemo namen našega sestanka. Seveda obstaja več vrst sestankov, nekateri so npr. poročevalski, drugi namenjeni usklajevanju, tretji iskanju rešitev, kreativi …Če gre za kreativne vrste sestanek, ga je bolje zamenjati za strukturirano delavnico.«
Predvsem pa je pomembno, da je sestanek voden in da tisti, ki ga vodi, zagotovi, da imajo vsi prisotni enako možnost sodelovati
Je pri sestankih, ki potekajo preko spleta, potrebno na kaj še posebej paziti?
»Tukaj je še bolj pomembno, da so udeleženci aktivni in ne pasivni, saj se je preko spleta še lažje umakniti iz pogovora. Razlog je tudi ta, da so nam motnje precej bližje, kot če smo na sestanku fizično brez računalnika. Zato si lahko pri spletnih sestankih pomagamo z interaktivnimi orodji, kot so Miro, Mural, Google Jamboard, Butter, Figjam ipd. Interaktivnih orodij je precej, potrebno je izbrati pravega. Pri sestankih preko spleta je potrebno vnaprej dogovoriti pravila sodelovanja. V osnovi so smernice enake – namen, agenda, samo ljudje, ki se res lahko odločajo, krajši sestanki … Če pa vodite spletne sestanke, morate biti kot facilitator še bolj pozorni na energijo v skupini, spremljati udeležence in njihove odzive ter se jim prilagoditi, da lahko kot skupina dosežete namen sestanka.«
Tukaj je še bolj pomembno, da so udeleženci aktivni in ne pasivni, saj se je preko spleta še lažje umakniti iz pogovora.
Še pred dvema letoma si nismo predstavljali, da se bodo naši sestanki že “jutri” odvijali pretežno preko spleta. Kaj še prihaja in kako kmalu? Sestanki v virtualni resničnosti?
»Virtualna resničnost vsekakor že trka na vrata, predvsem pa upe v njo polagajo podjetja, ki v celoti delajo “remote”. Svoj pohod v virtualno resničnost je nedavno najprej napovedal Facebook oz. Meta in oznanil t.i. Metaverse. Malo kasneje je tudi Microsoft napovedal svoj novi produkt virtualne resničnosti Mesh, ki pa je namenjen ravno sestankom in drugim vrstam sodelovanja. Virtualna resničnost v svetu facilitacije odpira spet nov segment, sploh za facilitatorje delavnic. V virtualni resničnosti lahko nenazadnje vplivamo na več dejavnikov kot v živo – lahko prilagajamo prostor, svoj videz, hkrati pa zaradi avatarjev verjetno težje spremljamo energijo skupine in sledimo dogajanju. Virtualna resničnost pa je definitivno ena od gotovih prihodnosti v svetu facilitacije.«
Virtualna resničnost je definitivno ena od gotovih prihodnosti v svetu facilitacije.
Vzporedno z delom na daljavo oz. vpeljavo hibridnih modelov dela govorimo tudi o novem načinu vodenja, ki je osnovano na večjem zaupanju in opolnomočenju zaposlenih. Je pandemija spodbudila tudi transformacijo organizacij v tim. progresivne? In kakšno zvezo imajo s tem sestanki?
»Če smo še dve leti nazaj mislili, da delo na daljavo ni mogoče, se je to prepričanje vsekakor izkazalo za napačno. Hibridno delo postaja stalnica in ne glede na to, da si nekateri delodajalci želijo, da se ob koncu epidemije zaposleni vrnejo nazaj na delovna mesta, se to verjetno ne bo zgodilo. Marsikdo je recimo pripravljen zaradi tega tudi zamenjati službo. Hibridno delo od vodij zahteva, da svojim zaposlenim zaupajo in imajo manj nadzora nad njimi, hkrati pa morajo biti zaposleni bolj avtonomni in posledično odgovorni za svoje delo. Pandemija je vsekakor spodbudila zavedanje, da delo lahko poteka drugače, da je sodelovanje mogoče drugače, predvsem pa je podjetje lahko bolj odzivno in prilagodljivo na spremembe, če vlada zaupanje, avtonomija in transparentnost. In odgovor na to dajejo napredne, progresivne organizacije, ki so že v svoji osnovi velikokrat omogočale delo na daljavo že prej. Sestanki v teh organizacijah seveda še vedno obstajajo, saj so ključen del poslovnega ritma podjetja. Sestanki so pogosto prvo področje, na katerem se začnejo dogajati spremembe – kreativne sestanke zamenjajo delavnice, odločanje postane popolnoma transparentno, socialni vplivi skupine in pristranosti so bolj omejene in zato lahko pridemo hitreje do boljših rešitev. To so prvi vidni učinki, kako lahko deluje organizacija na progresiven način.«
Sestanki so pogosto prvo področje, na katerem se začnejo dogajati spremembe – kreativne sestanke zamenjajo delavnice, odločanje postane popolnoma transparentno, socialni vplivi skupine in pristranosti so bolj omejene in zato lahko pridemo hitreje do boljših rešitev.
10. marca boste vodili spletno interaktivno delavnico v organizaciji Akademije Finance z naslovom Kako sestanke narediti učinkovite. Zakaj priporočate udeležbo na tej delavnici? Zakaj ni dovolj, da si npr. preberemo smernice o učinkovitem vodenju sestankov?
»Ker se naučimo veliko bolje, če dobimo izkušnje. Zato boste na delavnici večino časa aktivni ter tehnike spoznali in preizkusili sami. Spoznali boste, kako poteka interaktivna delavnica, kjer nihče ne govori, hkrati pa vsi povedo vse. Spoznali boste prednosti transparentnega odločanja in čemu vse se lahko izognete, če upoštevate par smernic za učinkovitejše sestanke. Skratka, še isti dan boste lahko znanje uporabili in izboljšali vaše sestanke.«
