Imajo tudi vaši delovni timi pet glavnih značilnosti visoko zmogljivih ekip? Pogovor z Jožkom Gruškovnjakom, direktorjem SAP Value Advisory.
Visoko zmogljivo ekipo lahko opredelimo kot skupino ljudi s specifičnimi vlogami, skupnim namenom, ki kažejo visoko raven sodelovanja in inovativnosti ter dosegajo vrhunske rezultate. Kaj jih loči od »običajnih ekip«? O tem smo se pogovarjali z Jožkom Gruškovnjakom, direktorjem SAP Value Advisory. Gruškovnjak bo tudi eden od govorcev na letošnji Poslovni konferenci Portorož 18. in 19. novembra.
Visoko zmogljive ekipe, pravite, odlikuje pet dejavnikov. Kako se ti zgradijo znotraj ekip?
Dejavnik ni prava beseda – govorimo o petih značilnostih visoko zmogljivih ekip: osredotočenost na rezultate, samoodgovornost, odločno izvajanje sprejetih odločitev, konstruktiven konflikt in zaupanje. Te značilnosti so posledica več dejavnikov. Med mnogimi dejavniki, ki vplivajo na značilnosti in posledično rezultate ekipe, so na prvem mestu sama sestava ekipe in osebne značilnosti posameznikov, ki jo sestavljajo – izbira članov ekipe je zelo pomembna in čas in pozornost, namenjena temu, se večkratno povrneta.
Druga dva pomembna dejavnika pa sta vodja in njegove vodstvene sposobnosti ter procesi, ki vodijo delo ekipe. Vodja ekipe mora biti sposoben razumeti, v kakšni fazi razvoja je ekipa, in temu prilagoditi pristop k vodenju, procesi pa morajo omogočati učinkovito delo ekipe (denimo agile).
Konflikt je del komunikacije v teh ekipah. Kakšen je zdravo oziroma učinkovito reševanjea sporov?
V tem primeru ni govor o klasičnem konfliktu in pristopu k reševanju tega. Gre za sposobnost ekipe, da neposredno sooči različne poglede in mnenja ter o njih razpravlja konstruktivno, ne glede na to, kako nasprotujoča so si. Jedro teh »konfliktov« je najti za ekipo najboljši rezultat, denimo pristop k reševanju problema, nov izdelek, storitev … Pomembno pri teh razpravah je, da se člani ekipe zavedajo, da nasprotna mnenja in kritike niso osebni, temveč prispevek preostalih članov ekipe k osvetlitvi objekta razprave z različnih zornih kotov in iskanju širokega spektra možnih rešitev. Če vodja ali kateri drugi član ekipe moderira ekipo, je dobrodošlo predvsem z vidika zagotavljanja, da razprava ne uide z vajeti.
Kako poskrbeti, da ti konflikti ne zrastejo v zamere, dolgoročne prepire?
Pomembno je, da se vsi člani ekipe zavedajo, da nasprotno mnenje in kritika nista usmerjena proti njim osebno, temveč sta del procesa iskanja najboljših možnih izidov za ekipo. Vodja tu igra pomembno vlogo in mora sam biti odprt za kritiko in nasprotovanje svojim idejam. Predvsem v začetnih fazah gradnje ekipe je nujno, da v osnovi preprečimo, da se nasprotovanja in kritike ne preobrazijo v osebne napade. Moderiranje razprav in vzpostavitev jasnih pravil in norm sta zato zelo pomembna dejavnika.
Kakšne lastnosti pa morajo imeti člani teh ekip? Ali je ta osebna značilnost odločilnega pomena ali je pomembnejše, da se nekdo ujame znotraj ekipe?
Karakteristike »idealnih« članov ekipe lahko razdelimo v tri kategorije: medosebne značilnosti, pristop k delu in sposobnost sodelovanja. Pomembne medosebne značilnosti so zaupanje, sposobnost odprte komunikacije, odgovornost, čustvena inteligenca in sposobnost obvladovanja konfliktov. Člani ekipe s temi sposobnostmi so učinkoviti v medosebnem sporazumevanju in sposobni vzpostaviti globoko raven zaupanja z drugimi člani ekipe.
Pri pristopu k delu so pomembni usmerjenost k rezultatom, prilagodljivost, zmožnost reševanja problemov, inovativnost ter predanost k skupnim ciljem in uspehu skupine.
Sposobnost sodelovanja pa vključuje značilnosti, kot so sposobnost aktivnega poslušanja, pripravljenost deliti znanje in izkušnje, nesebična podpora drugim članom ekipe ter sposobnost konstruktivnega nestrinjanja brez osebnih konfliktov in zamer. Pri sestavljanju ekipe se je treba zavedati, da je večina teh želenih značilnosti v kategoriji osebnostnih lastnosti, ki se jih ni enostavno naučiti in ponotranjiti. Izbira članov ekipe je zato eden glavnih dejavnikov pri dolgoročnem uspehu ekipe.
Kakšna je glavna prednost takih ekip znotraj podjetij?
Ekipe ali timi so osnovna celica v vsaki organizaciji in ne nastopajo zgolj pri projektih. Na primer, vodstvena ekipa podjetja vključuje najvišje vodilne, prodajna ekipa ekipne prodajnike in tako naprej. Visoko učinkovite ekipe so pomembne za uspeh katerekoli organizacije, saj si je dokaj lahko predstavljati razliko med vodstvom podjetja, ki deluje kot visoko zmogljiva ekipa, in pa disfunkcionalno ekipo, polno konfliktov, medsebojnih zamer in nezaupanja.
Podobno je pri vseh ekipah – visoko učinkovita prodajna ekipa, kjer si prodajniki medsebojno pomagajo, delijo izkušnje in sodelujejo, na primer pri pripravi ponudb, bo podjetju zagotovila boljše prodajne rezultate. Visoko zmogljiva svetovalna ekipa bo projekte izpeljala hitreje in na višji kakovostni ravni, kar prinese nižje stroške in dobre reference, ki znova prispevajo k večji uspešnosti in podobno.
Na kratko, brez visoko učinkovitih ekip ni uspeha. Študija svetovalnega podjetja McKinsey iz prejšnjega leta je pokazala, da so ekipe z nadpovprečno komunikacijo in stopnjo zaupanja od 2,8- do 3,3-krat bolj učinkovite, 3,1-krat bolj inovativne in imajo od 2,7- do 5,1-krat večjo verjetnost, da bodo dosegle dober rezultat kot povprečne ekipe.
In kakšne so slabosti podjetij, ki takih ekip ne znajo vzpostaviti oziroma jim zagotoviti obstoja?
Mislim, da si to lahko predstavljamo na podlagi odgovora na prejšnje vprašanje. Povprečne in neučinkovite ali disfunkcionalne ekipe podjetju ne morejo zagotoviti konkurenčne prednosti, ki je odločilnega pomena za uspeh. Posledica neučinkovitih ekip je tudi izguba dobrega kadra, saj neobetavno okolje ponavadi prvi zapustijo najboljši.
Tu raje ne bi govoril o tipologiji vodje ali stilu vodenja, denimo avtoritativen, participativen, transakcijski in podobno. Raje bi naštel nekaj glavnih lastnosti, potrebnih za gradnjo in vodenje visoko učinkovitih ekip.
Za uvod mora biti vodja sposoben jasno opredeliti vizijo, cilje in glavne usmeritve ekipe, brez katerih ni le nemogoče uspešno voditi ekipe, temveč je težko privabiti res dobre sodelavce. Naslednja značilnost je usmerjenost k ljudem, kamor sodijo resnična empatija in čustvena inteligenca, zmožnost ustvariti psihološko varno okolje, ki dovoljuje oziroma omogoča tveganja, sposobnost prepoznavati individualne prednosti in slabosti članov ekipe in tako naprej. Dober vodja mora biti odličen komunikator in poslušalec, ki ne le posluša, ampak tudi sliši člane ekipe. Odprta komunikacija je podlaga za gradnjo zaupanja, tako poklicnega kot osebnega.
Ne nazadnje, pomembno je, da je vodja osredotočen na doseganje rezultatov, pripravljen prevzeti odgovornost tako za dosežke kot neuspehe ekipe ter sposoben sprejemati tudi težke in neprijetne odločitve, ko je potrebno. Verjetno sem še kaj pozabil, ampak našteto je najmanj, kar je potrebno za vodenje visoko učinkovitih ekip.
Kaj pa vodje, menedžerji, ki so škodljivi za ekipe? Kakšne so njihove značilnosti in kakšne so lahko posledice njihovih dejanj?
Ko govorim o zaupanju, ponavadi uporabim formulo, po kateri je raven zaupanja odvisna od »zmnožka« vodjeve kredibilnosti, zanesljivosti in odprtosti, ulomljenega z lastnim oziroma sebičnim interesom. Zadnji ponavadi pomeni največji problem, saj lahko povsem zasenči druge pozitivne lastnosti vodje. Govorimo lahko o toksičnih vodjih, ki lasten interes postavljajo pred interes ekipe. Če so povrh vsega še nesposobni – beri: pomanjkanje kredibilnosti, zanesljivosti in podobno –, je katastrofa neizogibna. Posledica toksičnih vodij ni le nedoseganje rezultatov. Dolgoročno je za podjetje najbolj boleča izguba kredibilnosti in pa najboljših kadrov, ki jih je izjemno težko nadomestiti.
Kaj morajo vedeti vodje o ustvarjanju okolja, ki bo spodbujalo visoko učinkovite ekipe?
Tu zares ni neke visoke znanosti. Za uvod so potrebni jasna vizija, cilji in temeljna načela, kako jih doseči. Pri izbiri članov ekipe je pomembno, da ne le strokovno, temveč tudi karakterno ustrezajo značilnostim ekipe, ki jo želimo ustvariti. Ni nujno, da v ekipo pripeljemo »vrhunske talente«. Pomembneje je, da talenti v svojih vlogah ustrezajo namenu (fit for purpose) in da so sposobni sodelovanja v ekipi ter podrediti svoje osebne cilje ciljem ekipe. S temi gradniki je mogoče ustvariti okolje, v katerem si člani ekipe zaupajo, aktivno sodelujejo in pomagajo drug drugemu ter se ne izogibajo konstruktivnim soočanjem nasprotujočih si mnenj. Odločilnega pomena je, da vodja ekipe sam »živi« za načela delovanja ekipe in je pripravljen sprejeti kritiko, priznati napake in biti odprt. Zaupanje in komunikacija so dvo- oziroma večsmerni procesi in vodja sam mora biti pripravljen storiti to, kar pričakuje od preostalih članov ekipe.
