Srečko Rozman je najprej skoraj deset let pogajalske izkušnje nabiral v logističnem podjetju, razpet med slovenski, nemški in avstrijski trg, danes pa je prodajni in pogajalski trener, ki svoje znanje prenaša na ekipe v Sloveniji in Avstriji. Z njim smo se med drugim pogovarjali o odločilni pogajalski konkurenčni prednosti, prepoznavanju ‘bleferjev’ in razlikah v pogajanjih med Slovenijo, Avstrijo in Nemčijo.
Katere so najpogostejše zmote o pogajanjih?
Kot najbolj pogosto zmoto, ki jo zaznavam pri svojemu delu s podjetji, je prepričanje, da moramo kot pogajalec prelisičiti in izigrati drugo stran preden bo ta nas. Čeprav so takšna pogajanja na žalost tudi del našega poslovanja, lahko zatrdim, da tovrstna miselna naravnanost škodi obema vpletenima stranema. Iz izkušenj sodeč lahko dosežemo veliko boljše dogovore, če spremenimo našo miselno naravnost in preobrazimo pogajanja v sodelovanje, pri katerem želimo ustvariti čim več koristi za obe strani.
Pogosto zaznana zmota je tudi, da smo vrhunski pogajalci samo zato, ker to delamo že veliko let in ne potrebujemo dodatnih izobraževanj in usposabljanj. Tudi zelo izkušenim poslovnežem se dogaja, da se na pogajanja ne pripravijo ustrezno ter zato preveč popuščajo med pogajanji in zamujajo priložnosti, ki bi jih drugače lahko dobro unovčili. Priznam, da sem včasih tudi sam razmišljal tako, vse dokler nisem začel investirati v bolj poglobljeno pogajalsko znanje in ga začel tudi uporabljati. Šele takrat sem opazil, koliko priložnosti in posledično denarja sem vrsto let med pogajanji izgubljal. Cilj ni zaključiti posel, ampak skozi pogajanja doseči dogovor pod najboljšimi možnimi pogoji.
Ne smemo pozabiti niti zmote o prepričanju, da se pogajanja vršijo za pogajalsko mizo. Na podlagi mojih prodajnih izkušenj pa tudi dela na mojih pogajalskih treningih z udeleženci iz nabave in prodaje v podjetjih vidim, da so pogostokrat pogajanja odločena že veliko prej, preden se usedemo za pogajalsko mizo. Marsikatera pogajanja ne potekajo dejansko za pogajalsko mizo, ker se najpomembnejše lahko uskladi že med dobrim poslovnim prijateljskim pogovorom. Za pogajalsko mizo se samo še potrdijo že prej dogovorjeni predlogi.
Nenazadnje pa pri svojih pogajalskih treningih pogosto zaznavam prepričanje, da ima nasprotna stran boljše pogajalsko izhodišče. Verjeli ali ne, tako v nabavi kot prodaji prevladuje mnenje, da ima nasprotna stran v svojih rokah boljše ‘karte’. Posledično so zaradi te miselnosti že vnaprej pripravljeni popuščati pri cenah in pogojih, čeprav sploh ne vedo, ali bo to dejansko spremenilo odločitev njihovih poslovnih partnerjev.
Kdaj smo torej pripravljeni na pogajanje?
Po izkušnjah sodeč smo najbolj pripravljeni na pogajanje takrat, ko se razbremenimo lastnega psihološkega bremena, strahu in negotovosti pričakovanj in to nadomestimo s profesionalno psihološko pripravo. Ljudje smo bitja z intuicijo, ki tudi brez najboljših znanj in veščin podzavestno zaznavamo situacijo in vedenje nasprotne strani.
Če smo v pogajanjih sproščeni, lahko zaznamo marsikaj, kar sicer ne bi in je pomembno za pogajalski razplet. Takrat smo lahko resnično osredotočeni na nasprotno stran, jo poslušamo, pravilno slišimo in veliko bolje opazimo neverbalne znake, ki nam omogočijo pridobivanje ključnih informacij in usmeritev, kaj je nasprotni strani zares pomembno in kako doživlja pogajanja. Če smo nesproščeni, se med pogajanji osredotočamo na napačne stvari. Predvsem na to, kaj bomo povedali, kako se moramo obnašati itd. Pozorni smo nase, ne pa na nasprotno stran.
Na pogajanja smo pripravljeni tudi, ko se strukturirano lotimo celotnega pogajalskega procesa od priprave do izvedbe. Prva leta moje prodajalske kariere sem zanemarjal profesionalno pripravo in sem posledično dosegal slabše rezultate. To pa sem opazil šele kasneje, ko sem se lotil pogajanj profesionalno in strukturirano.
Koliko je pomembno obvladovanje ‘snovi’ in koliko psihološka priprava oz. poznavanje pogajalskih tehnik?
Poznavanje snovi, psihološka priprava in poznavanje pogajalskih tehnik gredo z roko v roki. Obvladanje vseh treh področji vpliva na sposobnost, da si lahko zagotovimo najboljši možni uspeh pri pogajanjih.
Na podlagi sodelovanj s podjetji opažam, da težava večinoma ni v tem, da niso seznanjeni s pogajalsko vsebino oz. snovjo. Največji manko opažam v tem, da ne vedo, kako učinkoviteje postopati med pogajanji. Izkušnje kažejo, da če so pogajalci pripravljeni na vseh treh področjih dojemajo pogajanja drugače in lažje dosegajo boljše rezultate.
Pod predpostavko, da se tudi druga stran priuči znanj za uspešna pogajanja, kaj je odločilna konkurenčna prednost?
Na konkurenčno prednost signifikantno vpliva dejavnik, v kakšnih pogajalski situaciji se nahajamo:
Smo v situaciji prodajalca ali smo v vlogi nabave? Se pogajamo z dolgoletnim ali s potencialnim novim poslovnim partnerjem? Se pogajamo z dobaviteljem ali s kupcem, ki ima monopolni položaj? Se pogajamo, ker želimo obuditi preteklo sodelovanje? Se pogajamo v bolj ali manj ugodnem času za nas? Se pogajamo o ceni, o priznanem odstotku nastalih reklamacij, o kakšnih drugih pomembnih pogojih za sodelovanje ali (kar je pogosto) o več dejavnikih hkrati? Zelo pomembno je tudi, kakšen odnos imamo s pogajalskim partnerjem in koliko je zaupanja med obema stranema.
Če predpostavimo, da sta obe strani pogajalsko podučeni, sta v pogajanjih najpomembnejši dve zadevi: v kolikšni meri smo odvisni od medsebojnega sodelovanja in kakšen manevrski prostor dejansko imamo v pogajanjih. Strokovni izraz za to je BATNA (ang. best alternative to negotiated agreement, v prevodu najboljša alternativa sporazumu, doseženemu s pogajanji). V pogajanjih sem velikokrat doživel, da stran, ki še lahko popusti ali je prepričana, da mora popustiti, na koncu to tudi stori.
Zato je zame največja konkurenčna prednost ugotoviti, kje je dejanska meja možnega sodelovanja. In prav za ta namen poučujem unikatno veščino, ki jo predajam udeležencem na pogajalskih treningih. Z njo lahko vselej preverijo, če nasprotna stran pri svojih zahtevah ‘blefira’ ali ne. Ta veščina je zanesljivo učinkovita in nam vselej da vedeti, ali je dejansko potrebno pri pogajanjih še popuščati.
Veščina prepoznavanja ‘blefiranja’ deluje s pogajalskimi partnerji s celega sveta, ker z njeno uporabo pri nasprotni strani sprožimo ideomotorični refleks, se pravi nezavedno reakcijo, ki je hitrejša od vsakršne misli. Ta nezavedni refleks razkrije vsakega ‘bleferja’, obenem pa pokaže, kdo pri svojih zahtevah ali ceni ne ‘blefira’.
Nam lahko izdate kak prepoznavni znak, kdaj druga stran ‘blefira’?
Prepoznavnih znakov je lahko več: daljši premislek pred odgovorom, nenadna sprememba v načinu govora in/ali sprememba v telesni govorici, preveč pojasnjevanja, ko je odgovor enoznačen itd.
Temu delu v sodelovanju s podjetji posvetimo veliko pozornosti, medtem ko treniramo verbalno in neverbalno vodenje pogajanj in opazovanje reakcij nasprotne strani.
Vrsto let ste bili zaposleni v logističnem podjetju, razpeti med slovenskim, nemškim in avstrijskim trgom. Kakšne razlike v pogajanjih ste opazili?
Opazil sem, da v Avstriji in Nemčiji posvečajo veliko pozornost strukturiranosti pogajanj in profesionalni pripravi na pogajanja. Nemški in avstrijski poslovni partnerji so običajno zelo strukturirani in načeloma zelo dobro pripravljeni. So tudi zelo trdi pogajalci, zato se je potrebno pripraviti tudi na daljša pogajanja in usklajevanja.
V pogajalskem procesu agirajo zelo analitično in pogosto ne pokažejo čustev, ker si želijo doseči čimbolj optimalen dogovor z vami. Čeprav med pogajanji dajejo vtis, da so na lovu za najnižjo ceno, je za njih najpomembnejši dejavnik, da lahko vam in vašemu podjetju zaupajo in da jim zagotavljate varnost v oskrbovalni verigi.
Sodelovanje s poslovnimi partnerji v Nemčiji in Avstriji, razen v redkih izjemah, je potrebno gledati z vidika dolgoročnosti, ker načeloma iščejo dolgoročna partnerstva.
Kaj bi svetovali podjetjem, ki izvažajo v Avstrijo oz. Nemčijo?
Izrednega pomena je profesionalna priprava na poslovna pogajanja, kjer pridobite zelo dragocene vpoglede v razumevanje nasprotne strani in s tem izboljšate vaše pogajalsko izhodišče. Podjetjem svetujem tudi, da se naučijo profesionalno in strukturirano voditi pogovor, da ne izgubijo nadzor nad pogajanjem.
Zame je bil izreden »aha« trenutek, ko sem bil na specializiranem pogajalskem treningu pri mojem nemškem mentorju (ki je vse življenje deloval v nabavi), da je zelo pomembno pridobiti informacije za pogajanja na pravih koncih. Kajti v Nemčiji in v Avstriji zaradi velikosti podjetji večina nabavnikov dejansko ne sprejema končne odločitve o sodelovanju. Pogostokrat nabavna služba dobi nalogo, da mora izpogajati boljše cene in pogoje v imenu oddelka, ki se je dejansko že odločil za sodelovanje z vami.
Zato vzpodbujam vsa podjetja, ki izvažajo v dotični državi, da navežejo in zgradijo odnos z osebami v oddelkih, ki dejansko uporabljajo njihove storitve ali izdelke, kajti pri njih bodo pridobili zelo dragocene informacije, s katerimi bodo sposobni izpogajati najboljše pogoje za svoje podjetje. In prav nič ne govori proti temu, da uporabijo ta nasvet tudi pri drugih poslovnih partnerjih.
Dodajam še, da naj povabijo člane teh oddelkov na pogajanja, kajti pogosto te osebe niso pogajalsko podučene in obstaja velika možnost, da vam nehote izdajo kak dragocen verbalni ali neverbalni signal, ki bo lahko v prid pozitivnem razpletu vaših pogajanj.
Bi za konec pogovora še kaj dodali?
Dodal bi, da je vsako pogajanje specifično, kot tudi vsak pogajalski sogovornik. Zato pri sodelovanju s podjetji obravnavamo dotična pogajanja in je sodelovanje prilagojeno dejanskim potrebam udeležencev.
Menim tudi, da je poleg profesionalne priprave pri pogajalskem treningu zelo pomembna tudi priprava na pogajanja v nemškem in angleškem jeziku. To udeležencem zmanjša negotovost pri pogajanjih v tujem jeziku in jim omogoča suvereno vodenje pogajanj, hkrati pa so med pogajanji lahko osredotočeni na bistvene zadeve.
